|
Aktualności
|
|
Informacje
Numery
Numer 06/2004
Budżetowanie łatwe i przyjemne
|
|
Piotr Bączek Project Manager Finance PUP Spin Sp. z o.o.
Proces budżetowania kojarzy się zwykle z okresem wytężonej i żmudnej pracy wielu osób odpowiedzialnych za planowanie strategiczne i operacyjne. Z myślą o zminimalizowaniu negatywnych zdarzeń, towarzyszących procesom planowania i budżetowania, firma Spin stworzyła system BiK (Budżetowanie i Kontroling).
|
To nowoczesne narzędzie wspomagające procesy podejmowania decyzji adresowane jest przede wszystkim do osób biorących czynny udział w procesie planowania, budżetowania, kontroli realizacji i analizowania otrzymanych wyników. Szybko może stać się podstawowym środowiskiem pracy menedżerów, kierowników projektów, kontrolerów finansowych etc. Głównym zadaniem systemu jest wspieranie procesu zarządzania złożonymi przedsięwzięciami w zakresie wielowymiarowego Modelowania, Planowania, Budżetowania
i Kontrolingu.
Skoro wiemy już, czemu BiK ma służyć i dla kogo jest dedykowany, przyjrzyjmy się szerzej podstawowemu przedmiotowi niniejszej aplikacji, czyli projektowi lub, jak kto woli zadaniu budżetowemu. Wyjdźmy z oczywistego założenia, że budżet firmy jest sumą budżetów jej jednostek organizacyjnych. Tak więc każda jednostka organizacyjna ma do wykonania konkretne zadania, które mają odzwierciedlenie w jej budżecie. Są one ściśle określone zarówno tematycznie, jak i wartościowo.
Jeżeli, jednak bliżej przyjrzymy się budżetowi jednostki organizacyjnej, to uznamy, że jest to złożony układ elementów, które z poziomu całej firmy są widoczne i agregowane tematycznie i wartościowo w usystematyzowany i zwarty układ procesów. Pojawia nam się, zatem nieco inne spojrzenie na budżet jednostki. Możemy stwierdzić, że jest on sumą udziałów w procesach, jakich dana jednostka uczestniczy.
To pozwala nam zdefiniować nowe spojrzenie na pojęcie budżetu firmy. Widzimy go, zatem jako sumę realizowanych w firmie procesów.
Świadomość tych dwóch odmiennych podejść do tematu budżetu firmy oraz ich współistnienie i symbioza jest fundamentem, na którym osadzono system BiK.
Tak stworzony i rozumiany świat projektów jest odniesieniem do rzeczywistych procesów zachodzących w firmie, zaspakaja potrzeby informacyjne kadry zarządzającej. Daje szersze możliwości dynamicznego budowania modeli planistycznych i budżetowych. Wprowadzając nowe podejście do sposobów planowania i uzyskiwania skonsolidowanych danych, nie burzymy klasycznych układów i sposobów budżetowania, dobrze znanych osobom uczestniczącym w tych procesach. Uzyskujemy jednocześnie znaczne poszerzenie funkcjonalności, które pozwala na dynamiczne wsparcie modelowania planowania
i budżetowania w zakresie:
1.Modelu Klasycznego – opartego o strukturę organizacyjną jednostki
a.Budżetowanie Nakazowe (Góra – Dół)
b.Budżetowanie Roszczeniowe (Dół – Góra)
2.Modelu Procesowego – opartego o układ realizowanych w przedsiębiorstwie procesów
3.Modelu Macierzowego – nowość w zakresie metodologii zarządzania złożonymi przedsięwzięciami. Integruje modele klasyczny i procesowy w jedną całość.
Zastosowanie trzech trybów planistycznych w jednej aplikacji pozwala nam na swobodne przechodzenie ze sposobów planowania klasycznego do zarządzania poprzez modelowanie i konfigurowanie procesów. Mamy możliwość obserwacji jak zmiany parametrów w zdefiniowanych procesach przekładają się na budżety jednostkowe naszych komórek organizacyjnych lub odwrotnie jak zmiany w pojedynczych komórkach wpływają nam na zachowanie się procesów określających strategię firmy.
We wszystkich trzech modelach planowanie może odbywać się w dowolnym okresie planistycznym (planowanie wieloletnie, planowanie krótkoterminowe) oraz w dowolnych interwałach czasowych (plany dzienne, tygodniowe, miesięczne, kwartalne etc.)
Praca z systemem BiK zachowuje powszechnie znane i stosowane standardy technologiczne (Windows). Powoduje to dużą intuicyjność obsługi systemu i bardzo szybkie opanowanie umiejętności korzystania z jego funkcji. Jest to zaleta szczególnie istotna przy minimalizowaniu kosztów związanych z procesem szkolenia użytkowników. Przyjazne i łatwe w obsłudze kreatory, krok po kroku prowadzą użytkownika przy budowaniu modeli planistycznych. Automatyzują one również szereg typowych operacji i czuwają nad poprawnością wprowadzanych danych.
Pełna skalowalność i szeroka możliwość konfiguracji systemu zapewniają łatwość dopasowania go do indywidualnego przedsiębiorstwa. BiK może być wykorzystywany zarówno w przedsiębiorstwach finansowych, produkcyjnych, handlowych, czy usługowych. Rodzaj działalności gospodarczej, jak i jej skala nie stanowią tutaj jakiejkolwiek bariery, czy przeszkody. Wielowariantowe i dynamiczne projektowanie i definiowanie struktur planistycznych daje nieograniczone możliwości w zakresie budowy tworzenia modeli strategicznych i operacyjnych. Co stanowić może doskonałą bazę do wszechstronnych raportów i zestawień wspomagających procesy podejmowania decyzji zgodnie z przyjętym w firmie modelem rachunkowości zarządczej.
W trakcie pracy z systemem korzystać można z jednego bądź wielu modeli planistycznych. Modele te mają charakter dynamiczny, co oznacza, że na bieżąco możemy dokonywać w nich pewnych zmian i korekt. Prace planistyczne wspomagane są wbudowanymi mechanizmami kontrolnymi, co minimalizuje możliwość popełnienia błędu, a w wypadku jego wystąpienia sygnalizuje o tym. Zintegrowane, dopasowujące się automatycznie do definiowanych struktur planistycznych, algorytmy znakomicie upraszczają zagadnienia związane z konsolidacją planów i monitoringiem ich realizacji.
Niezależne definiowanie związków organizacyjnych i zależności finansowych i ekonomicznych oraz zarządzanie zasobami pozwala modelować procesy o bardzo dużym stopniu złożoności, a następnie analizować je w wielu przekrojach. Wkomponowane w systemie mechanizmy związane z delegowaniem uprawnień gwarantują pełne bezpieczeństwo w dostępie do danych związane z poziomem dostępu do informacji poszczególnych użytkowników.
Cały proces budżetowania jest w znacznym stopniu usprawniony poprzez możliwość asynchronicznej pracy na dokumentach budżetowych. Przy zastosowaniu podziału między dokumentami, na które mają wpływ przełożeni (Ograniczenia Odgórne) a dokumentami, na których pracują planiści (Plan Roboczy, Plan Proponowany) istnieje możliwość modyfikacji tych dokumentów w czasie rzeczywistym niezależnie od siebie. Należy to rozumieć jako oderwanie się od schematów prowadzenia prac budżetowych w układzie sekwencyjnym, co w znacznym stopniu przyspiesza dochodzenie do uzgodnienia budżetów zarówno na poziomie jednostek organizacyjnych, jak i na poziomie strategicznym.
Modułowy charakter systemu BiK.
System posiada modułową strukturę, co w znacznym stopniu pozwala na optymalne dostosowanie go do wymagań i skali klienta. Wśród modułów wchodzących w skład aplikacji BiK, wyróżnić możemy:
W pakiecie podstawowym znajdują się: Repozytorium, Konfigurator i Planer. Moduł ETL budowany jest „na miarę”, ponieważ musi zostać ściśle dostosowany do środowiska informatycznego klienta. Reporter instalowany jest wszędzie tam, gdzie potrzeby analityczne wykraczają poza standardowe zestawienia obrazujące stan realizacji planów.
W ramach współpracy oferujemy również wsparcie ze strony naszych konsultantów biznesowych.
|
|
|
|
